Proforma-Rechnung17. Juli 2026·14 Min. Lesezeit

Pro forma invoice: Leitfaden für die Schweiz 2026

Erfahren Sie alles über die pro forma invoice in der Schweiz 2026. Definition, Zweck, rechtliche Aspekte und Unterschied zur Handelsrechnung kompakt erklärt.

iPayBetter Redaktion

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Pro forma invoice: Leitfaden für die Schweiz 2026

Proforma-Rechnung

Eine Proforma-Rechnung ist in der Schweiz ein reines Informationsdokument ohne Zahlungsaufforderung. Sie wird vor allem genutzt, um beim Zoll den Wert einer Sendung zu deklarieren, obwohl keine eigentliche Rechnung und keine Zahlungspflicht besteht.

Vielleicht stehen Sie gerade genau vor so einer Situation: Sie schicken ein kostenloses Muster nach Deutschland, senden ein Ersatzteil im Garantiefall oder möchten Waren vorübergehend ins Ausland mitnehmen. Dann taucht oft dieselbe Frage auf: Brauche ich dafür eine normale Rechnung, eine Offerte oder eben eine Proforma-Rechnung?

Bei vielen Schweizer KMU und Selbstständigen entsteht die Verwirrung an einem einfachen Punkt. Das Dokument sieht auf den ersten Blick wie eine Rechnung aus, ist aber rechtlich gerade keine echte Rechnung. Wenn Sie hier falsch kennzeichnen, MWST aufführen oder sogar einen QR-Slip stehen lassen, kann das schnell zu Missverständnissen mit Kunden, Zollstellen oder der eigenen Buchhaltung führen.

Ich erkläre Ihnen das so, wie ich es einem Mandanten im Treuhandalltag erklären würde. Klar, ohne Juristendeutsch, aber mit Blick auf die Dinge, die in der Schweiz tatsächlich wichtig sind.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Proforma-Rechnung

Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Sie betreiben einen kleinen Onlinehandel in der Schweiz und möchten einem potenziellen Kunden im Ausland ein kostenloses Warenmuster schicken. Der Kunde soll nichts bezahlen. Der Zoll will aber trotzdem wissen, was in der Sendung enthalten ist und welchen Wert die Ware hat.

Genau dafür gibt es die Proforma-Rechnung. Sie ist eine Art formelles Begleitdokument, das Informationen zur Sendung liefert, aber keine Zahlungsaufforderung darstellt. Man kann sie sich wie ein Preisschild für ein Geschenk vorstellen: Der Wert wird angegeben, damit Dritte den Inhalt einordnen können, aber der Empfänger schuldet Ihnen deshalb nichts.

Laut den Angaben von ExpediSmart zur Proforma Invoice hat eine Proforma-Rechnung in der Schweiz keinen Handelswert, begründet keine Zahlungspflicht, wird nicht in der offiziellen Buchhaltung erfasst und hat keine steuerlichen Auswirkungen im Sinne der Umsatzsteuer. Sie dient primär als vorläufiges Dokument zur Zollabfertigung bei Sendungen ohne kommerziellen Wert.

Wofür sie gedacht ist

Eine Proforma-Rechnung beantwortet vor allem praktische Fragen:

Was wird versendet. Zum Beispiel Muster, Ersatzteile oder persönliche Effekten.
Welchen Wert hat die Ware als Deklaration. Nicht als Zahlungsforderung.
Wer ist Absender und Empfänger. Damit Zoll und Transportdienst sauber arbeiten können.
Woher stammt die Ware. Das ist für die Einfuhrprüfung oft entscheidend.

Was sie nicht ist

Hier liegt der häufigste Denkfehler. Eine Proforma-Rechnung ist weder eine normale Rechnung noch ein Buchhaltungsbeleg für einen Umsatz.

Praxisregel: Wenn der Empfänger aus dem Dokument klar erkennen soll, dass er nichts bezahlen muss, dann bewegen Sie sich im Bereich der Proforma-Rechnung. Wenn Sie Zahlung verlangen, brauchen Sie eine echte Rechnung.

Viele verwechseln die Proforma-Rechnung auch mit einer Offerte. Eine Offerte beschreibt meist ein Angebot vor Vertragsabschluss. Eine Proforma-Rechnung ist konkreter. Sie listet die Waren oft schon so auf, wie sie tatsächlich verschickt werden. Trotzdem bleibt sie unverbindlich.

Das Wort Pro forma invoice taucht deshalb oft im internationalen Geschäft auf. Gerade im Export ist das Dokument nützlich, weil es für Versand, Zoll und interne Freigaben Klarheit schafft, ohne bereits einen rechtlich wirksamen Rechnungsprozess auszulösen.

Rechtliche Einordnung der Proforma-Rechnung in der Schweiz

In der Schweiz ist die Lage auf den ersten Blick ungewohnt schlicht. Die Proforma-Rechnung ist gesetzlich nicht als offizielles Dokument definiert. Genau daraus ergeben sich die wichtigsten Folgen im Alltag.

Nach den Erläuterungen von Magic Heidi zur Proforma-Rechnung in der Schweiz begründet sie keinerlei Zahlungspflicht. Der Kunde kann sie nicht für einen Vorsteuerabzug verwenden, und der Aussteller muss sie nicht in seiner MWST-Abrechnung ausweisen. Das wird dort auf Artikel 18 des MWSTG zurückgeführt.

Was das für Sie konkret bedeutet

Wenn Sie eine Proforma-Rechnung ausstellen, entsteht damit keine einklagbare Forderung wie bei einer normalen Rechnung. Aus Sicht des Empfängers ist das Dokument also keine Aufforderung, einen bestimmten Betrag zu überweisen. Aus Sicht des Ausstellers ist es auch kein Umsatzbeleg, den man einfach in die Debitoren oder in die Ertragsbuchhaltung übernimmt.

Die praktische Folge ist wichtig:

Keine Zahlungspflicht für den Empfänger
Kein Vorsteuerabzug auf Seiten des Kunden
Keine MWST-Abrechnung durch den Aussteller allein wegen der Proforma
Keine Verbuchung als normaler Umsatz in der offiziellen Buchhaltung

Viele Kleinunternehmer fragen an diesem Punkt: „Dann kann ich doch einfach jede Rechnung Proforma nennen?“ Nein. Entscheidend ist nicht nur der Titel, sondern auch der tatsächliche Zweck des Dokuments. Sobald Sie eine Zahlung verlangen oder eine Leistung abrechnen, brauchen Sie eine echte Rechnung.

Warum die Kennzeichnung so wichtig ist

Die rechtliche Unverbindlichkeit muss aus dem Dokument klar hervorgehen. Wenn eine Proforma-Rechnung wie eine echte Rechnung aussieht, erzeugen Sie unnötige Risiken. Kunden könnten sie als Zahlungsaufforderung verstehen. Intern könnte sie versehentlich verbucht werden. Bei Versanddokumenten kann auch die Abgrenzung zur Handelsrechnung verschwimmen.

Eine Proforma-Rechnung soll informieren, nicht fordern.

Darum empfiehlt es sich, die Bezeichnung „PROFORMA-RECHNUNG“ oder „Proforma Invoice“ deutlich sichtbar ganz oben zu platzieren. Ebenso sinnvoll ist ein kurzer Hinweis, dass keine Zahlungspflicht besteht.

Wer dazu typische Praxisfragen nachlesen möchte, findet im FAQ-Bereich von iPayBetter hilfreiche Hinweise zum Umgang mit Rechnungsprozessen im Schweizer Geschäftsalltag.

Wo Leser oft falsch abbiegen

Zwei Irrtümer sehe ich besonders häufig:

Irrtum	Korrektur
„Das Dokument sieht wie eine Rechnung aus, also muss es bezahlt werden.“	Nein. Die Proforma-Rechnung begründet gerade keine Zahlungspflicht.
„Wenn ein Betrag aufgeführt ist, ist automatisch MWST relevant.“	Nein. Die Wertangabe dient hier dem Informations- oder Zollzweck, nicht automatisch der steuerlichen Abrechnung.

Für Schweizer Selbstständige ist diese Unterscheidung wichtig. Wer sie sauber einhält, vermeidet Ärger mit Kunden, Buchhaltung und Zoll. Wer sie ignoriert, produziert Dokumente, die zwischen Offerte, Lieferschein und Rechnung hängen. Genau das schafft später die grössten Rückfragen.

Der entscheidende Unterschied zur Handelsrechnung

Im Alltag reicht ein Merksatz: Die Proforma-Rechnung informiert, die Handelsrechnung fordert Zahlung. Das ist der Kernunterschied.

Eine Handelsrechnung ist das offizielle Dokument für den Verkauf. Sie bildet den geschäftlichen Vorgang ab, dient der Buchhaltung und ist bei der steuerlichen Behandlung relevant. Die Proforma-Rechnung erfüllt diesen Zweck gerade nicht. Sie ist ein Begleitdokument für Vorab-Informationen oder zolltechnische Deklarationen.

Proforma-Rechnung vs. Handelsrechnung im Überblick

Merkmal	Proforma-Rechnung	Handelsrechnung
Zweck	Information, Vorab-Deklaration, Zollzweck	Abrechnung einer Lieferung oder Leistung
Zahlungsaufforderung	Nein	Ja
Rechtliche Verbindlichkeit	Nicht als Zahlungsanspruch gedacht	Verbindliche Rechnungsstellung
Buchhaltung	Nicht als normaler Umsatzbeleg zu erfassen	Wird in der Buchhaltung erfasst
MWST-Relevanz	Keine MWST-Funktion wie bei echter Rechnung	Relevant für ordentliche Rechnungs- und Steuerprozesse
Typische Verwendung	Muster, Geschenke, Garantiesendungen, vorübergehende Ausfuhr	Verkauf von Waren oder Leistungen

Ein praktisches Beispiel

Sie schicken einem Kunden in Österreich ein kostenloses Ersatzteil aus Kulanz. Dann ist die Proforma-Rechnung passend, weil Sie den Warenwert für den Versand und die Zollabwicklung ausweisen müssen, ohne Geld zu verlangen.

Verkaufen Sie demselben Kunden später regulär Ersatzteile, dann braucht es eine Handelsrechnung. Diese Rechnung gehört in Ihre Buchhaltung, löst den normalen Abrechnungsprozess aus und ist die Grundlage für die Zahlung.

Merksatz für den Alltag: Fragen Sie sich nicht zuerst, wie das Dokument aussieht. Fragen Sie sich, was es bewirken soll.

Woran man die Verwechslung erkennt

Wenn auf einem Dokument Bankangaben, Zahlungsfrist, MWST-Ausweis und QR-Slip stehen, erwartet jeder Leser eine echte Rechnung. Wenn gleichzeitig „Proforma“ draufsteht, senden Sie widersprüchliche Signale.

Das ist gerade bei kleinen Betrieben häufig, weil Vorlagen aus dem ERP oder aus Word einfach kopiert werden. Das Resultat ist ein Mischdokument. Formal heisst es Proforma-Rechnung, inhaltlich verhält es sich wie eine Handelsrechnung. Solche Mischformen sind unpraktisch und riskant.

Deshalb lohnt sich eine einfache Regel im Betrieb: Nutzen Sie für Proforma-Rechnungen eine eigene Vorlage. Dann passiert die Verwechslung viel seltener.

Anwendungsfälle wann Sie eine Proforma-Rechnung benötigen

Im Treuhandalltag taucht die Proforma-Rechnung fast immer dort auf, wo eine Ware die Grenze überschreitet, aber kein normaler Verkauf stattfindet. Dann braucht der Zoll trotzdem Angaben zu Inhalt und Wert der Sendung.

Nach den Hinweisen von FineSolutions zur Proforma-Rechnung im Zollwesen werden Proforma-Rechnungen im Schweizer grenzüberschreitenden Warenverkehr für Sendungen ohne Handelswert wie kostenlose Muster, Geschenke oder Garantiefall-Ersatzteilsendungen erstellt und dienen ausschliesslich als Grundlage für die Zollanmeldung.

Typische Fälle aus der Schweizer Praxis

Kostenloses Warenmuster

Sie möchten einen neuen Geschäftskunden in Frankreich gewinnen und senden ein Musterprodukt. Es gibt keinen Verkauf, aber der Zoll möchte wissen, was verschickt wird. Dafür eignet sich die Proforma-Rechnung.

Garantieersatz oder Kulanzlieferung

Ein Kunde im Ausland hat ein defektes Teil. Sie schicken kostenlos Ersatz. Auch hier fliesst kein Geld, trotzdem braucht der Warenverkehr ein klares Begleitdokument.

Geschenk oder Werbeartikel

Ein Weihnachtsgeschenk an einen Geschäftspartner im Ausland oder Werbematerial für eine Messe ist kein normaler Handelsverkauf. Für die Sendung braucht es aber trotzdem eine nachvollziehbare Deklaration.

Persönliche Effekten oder Rücksendungen

Wenn Waren zurückgeschickt werden oder Gegenstände vorübergehend ins Ausland gehen, braucht es häufig ebenfalls eine wertmässige Beschreibung für den Transport- und Zollprozess.

Warum der Zoll das Dokument trotzdem braucht

Der häufigste Einwand lautet: „Wenn niemand zahlt, warum muss ich überhaupt einen Wert angeben?“ Weil der Zoll den Inhalt der Sendung einordnen muss. Er benötigt Angaben zu Ware, Herkunft, Gewicht und deklariertem Wert, um die Einfuhrbedingungen zu prüfen.

Ohne saubere Deklaration wird aus einer einfachen Mustersendung schnell ein Rückfragefall beim Transporteur oder bei der Zollstelle.

Gerade im Exportalltag von KMU spart eine korrekte Proforma-Rechnung Zeit. Wenn Sie sich allgemein mit Liquiditätsplanung im Tagesgeschäft beschäftigen, ist übrigens auch der Beitrag zu operativem Cash Flow bei iPayBetter nützlich. Er betrifft zwar nicht die Zollseite, zeigt aber gut, wie saubere Prozesse spätere Engpässe vermeiden.

Ein Sonderfall bei Vorauszahlungen

Manche Unternehmen verwenden eine Proforma-Rechnung auch als Grundlage, bevor eine Vorauszahlung geleistet wird. Das kommt vor, sollte aber intern sauber organisiert sein. Sobald die Zahlung und die eigentliche Leistung erbracht werden, gehört der Vorgang in den regulären Rechnungsprozess mit einer echten Handelsrechnung.

Für Selbstständige ist die Faustregel einfach: Nutzen Sie die Proforma-Rechnung dort, wo Sie etwas deklarieren müssen. Nutzen Sie die Handelsrechnung dort, wo Sie etwas abrechnen.

Eine korrekte Proforma-Rechnung erstellen Schritt für Schritt

Wenn Sie eine Proforma-Rechnung erstellen, zählt vor allem Klarheit. Das Dokument muss dem Zoll genügend Informationen liefern und gleichzeitig deutlich machen, dass es keine echte Rechnung ist.

Nach den Praxisempfehlungen von Magic Heidi für Schweizer KMU sollten Sie den QR-Slip entfernen, einen klaren Hinweis wie „Dieses Dokument begründet keine Zahlungspflicht“ einfügen und die Incoterms angeben. Genau diese Punkte fehlen in vielen Vorlagen.

Zu Beginn hilft diese visuelle Checkliste:

Diese Angaben gehören hinein

Arbeiten Sie mit einer festen Vorlage. Dann vergessen Sie weniger.

1Klarer Titel

Schreiben Sie gut sichtbar Proforma-Rechnung oder Proforma Invoice ins Dokument.

1Absender und Empfänger

Vollständige Namen, Adressen und Kontaktdaten beider Parteien gehören hinein. Bei EU-Empfängern kann auch die VAT-Nummer oder EORI hilfreich sein, wenn sie vorhanden ist.

1Datum und Referenznummer

Vergeben Sie eine eigene Proforma-Nummer. So bleibt das Dokument intern nachvollziehbar.

1Genaue Warenbeschreibung

Beschreiben Sie jeden Artikel so, dass ein Dritter ihn versteht. Wenn bekannt, fügen Sie den HS-Code hinzu.

1Menge, Gewicht, Wert, Währung

Der Zoll braucht eine nachvollziehbare Wertdeklaration. Geben Sie Einzel- und Gesamtwerte in der verwendeten Währung an.

1Ursprungsland

Gemeint ist das Herstellungsland der Ware, nicht einfach das Land, aus dem Sie versenden.

1Incoterms

Begriffe wie DAP oder DDP regeln Verantwortlichkeiten bei Transport und Abwicklung.

1Rechtlicher Hinweis

Ein deutlicher Satz verhindert Missverständnisse.

Formulierungsvorschlag: Dieses Dokument ist keine Rechnung und begründet keine Zahlungspflicht.

Diese Angaben sollten Sie weglassen

Viele Fehler entstehen nicht durch fehlende Angaben, sondern durch zu viel Rechnungslogik auf dem Dokument.

Kein QR-Slip. Sonst wirkt das Dokument wie eine Zahlungsaufforderung.
Kein separater MWST-Ausweis. Das passt zur Proforma-Rechnung in der Schweiz nicht.
Keine klassische Zahlungsfrist wie auf einer Verkaufsrechnung, wenn tatsächlich keine Zahlung geschuldet ist.
Keine missverständlichen Formulierungen wie „bitte innert 30 Tagen bezahlen“.

Wer seine Vorlagen allgemein sauber aufbauen will, findet im Craftivo-Leitfaden zu Rechnungsangaben eine nützliche Orientierung dafür, welche Angaben bei echten Rechnungen relevant sind. Gerade der Vergleich hilft, Proforma und Handelsrechnung sauber auseinanderzuhalten.

Ein einfacher Aufbau für KMU

So sieht ein praktikabler Aufbau aus:

Bereich	Inhalt
Kopf	Proforma-Rechnung, Datum, Proforma-Nummer
Parteien	Absender, Empfänger, Kontaktdaten
Positionen	Artikelbeschreibung, Menge, Wert, Währung
Versand	Gewicht, Ursprungsland, Incoterms
Hinweis	Keine Rechnung, keine Zahlungspflicht

Wenn Sie lieber ein visuelles Beispiel sehen, kann dieses Video hilfreich sein:

Die wichtigste Disziplin ist am Ende ganz simpel: Verwenden Sie eine eigene Proforma-Vorlage. Nicht die normale Rechnungsvorlage mit ein paar geänderten Worten.

Vom Proforma zur bezahlten Rechnung mit modernen Tools

Die Proforma-Rechnung steht am Anfang oder in der Mitte eines Prozesses. Irgendwann kommt der Punkt, an dem aus einer unverbindlichen Deklaration eine echte Forderung wird. Dann braucht es die reguläre Handelsrechnung.

In vielen Unternehmen ist genau dieser Übergang die heikle Stelle. Zuerst läuft der Versand oder die Vorabstimmung über eine Proforma-Rechnung. Danach folgt die definitive Rechnung, und erst dann wird bezahlt. Wenn Sie Ihre Prozesse digital organisieren möchten, lohnt sich ein Blick auf Lösungen für Rechnungs- und Zahlungsabläufe, etwa auf der Software-Seite von iPayBetter.

Gerade für kleinere Betriebe ist das Zusammenspiel von Offerte, Proforma, Handelsrechnung und Zahlung oft nicht sauber dokumentiert. Dann wird ein Vorgang zwar faktisch erledigt, aber Belege und Zuständigkeiten passen nicht zusammen. Das sorgt weniger für juristische Probleme als für operative Reibung. Rückfragen vom Kunden, unklare Fälligkeiten oder doppelte Erfassung sind typische Folgen.

Wer sich mit digitalen Werkzeugen im KMU-Umfeld beschäftigt, findet im Beitrag Stay Digital über Craftivo einen praxisnahen Einblick, wie strukturierte Software Prozesse rund um Offerten, Rechnungen und Administration entlasten kann.

Wichtig bleibt die Reihenfolge: Die Proforma-Rechnung dient der Information. Die Handelsrechnung löst den eigentlichen Zahlungsvorgang aus. Wenn Sie diese Trennung in Ihren Vorlagen, Abläufen und Zuständigkeiten konsequent umsetzen, vermeiden Sie den Grossteil der typischen Fehler.

Wenn Sie echte Rechnungen nach dem Proforma-Schritt flexibel bezahlen möchten, lohnt sich ein Blick auf iPayBetter GmbH. Der Schweizer Zahlungsdienst ermöglicht es, nahezu jede Rechnung mit Kreditkarte zu begleichen, auch wenn der Empfänger selbst keine Kartenzahlung akzeptiert. Der Empfänger erhält den Betrag per Banküberweisung, während Zahlende je nach Karte Meilen oder Punkte sammeln und durch die kartenseitige Abbuchungsverzögerung bis zu 58 Tage Liquidität gewinnen können.

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